FAQ

Pytania ogólne:

  • Co to jest analiza przedwdrożeniowa?

    Analiza przedwdrożeniowa to zebranie informacji na temat stanu obecnego w firmie Klienta, oraz oczekiwań od nowego systemu. Analiza pozawala ustalić czy i w jakim zakresie jest wymagana integracja z innymi systemami, formę tej integracji oraz wycenić prace wdrożeniowe (których wycena jest niemożliwa bez precyzyjnego określenia zakresu prac). Analiza składa się z kilku etapów : Opis stanu obecnego Opis oczekiwań Klienta Opracowanie propozycji wdrożenia – wspólne ustalenie zakresu Wycena poszczególnych elementów wdrożenia
  • Ile trwa wdrożenie?

    Czas wdrożenia uzależniony jest od zakresu i stopnia skomplikowania projektu, a także specyfiki wymagań oraz zaangażowania Klienta. Najczęściej bardziej zaawansowane wdrożenie dzieli się na etapy, a każdy z etapów jest realizowany w około 3 miesiące.
  • Czy baseline integruje się z innymi systemami?

    Tak, Baseline może się integrować z każdym systemem bazodanowym. Integracja zależy również od systemu z którym należy się zintegrować, tzn. zakresu, w jakim dany system jest w stanie „wymieniać się danymi” z Baseline. Integracja może być jednokierunkowa, lub dwukierunkowa (przepływ informacji w jedną lub obydwie strony).
  • Czy w systemie można ustawiać zastępstwo?

    Tak, system Baseline może rozdzielać dostęp do różnych obszarów dla poszczególnych pracowników.
  • Ile osób może korzystać jednocześnie z systemu?

    Jednocześnie z systemu może korzystać dowolna ilość pracowników, ograniczenia występują po stronie sprzętowej.
  • Czy w Baseline mogę mieć dowolne raporty?

    Tak, Baseline ma cały zestaw gotowych raportów, ale na specjalne życzenie klientów dostosowujemy raporty do indywidualnych wymagań lub tworzymy zupełnie nowe raporty.
  • Czy sam mogę tworzyć raporty w Baseline?

    Tak, nasi Klienci mają możliwość samodzielnego tworzenia i modyfikacji raportów w systemie. Oczywiście wymagana jest podstawowa wiedza informatyczna.
  • Czy dane można eksportować do Excela?

    Tak, jeżeli dane są w formie tabelarycznej można jednym przyciskiem eksportować dane do pliku w formacie CSV (który obsługuje Microsoft Excel).
  • Czy można eksportować inne raporty które są prezentowane w formie graficznej?

    Tak, można wybrane raporty eksportować do formatów PNG, JPEG, PDF, SVG.
  • Czy Baseline może pobierać dane z bazy GUS?

    Tak, Baseline może pobierać dane z bazy GUS.
  • Czy mogę kontrolować kto i kiedy przegląda lub zmienia dane w systemie?

    Tak, Baseline zapisuje do dziennika zdarzeń wszystkie czynności podejmowane przez użytkowników.
  • Co składa się na cenę systemu?

    Składnikami ceny są: Licencję na Moduły systemu Licencje użytkowników Komponenty dodatkowe Prace wdrożeniowe i szkoleniowe

Finanse:

  • Co to jest OCR?

    OCR ang.” Optical Character Recognition” - Mechanizm najczęściej wykorzystywany na etapie rejestracji faktur, który samodzielnie odczytuje dane finansowe z obrazu dokumentu (nazwy podmiotów, NIP, kwoty pogrupowane po stawce VAT, daty, numer konta, itd.).
  • Jaka jest skuteczność OCR?

    Końcowa skuteczność dochodzi do poziomu około 97 %. W celu osiągnięcia tego poziomu, na etapie wdrożenia pobieramy od Klienta paczkę faktur z jednego miesiąca i poddajemy procesowi OCR-owania. Aby poprawić jego skuteczność dopasowujemy wewnątrzne algorytmy Baseline do specyfiki Klienta.
  • Czy OCR poradzi też sobie z fakturami wydrukowanymi na drukarce igłowej?

    W przeważającej większości przypadków niestety nie (drukarki igłowe to zestaw kropek, a OCR rozpoznaje znaki które są pisane w jednym ciągu.
  • Czy można używać OCR do innych skanowanych dokumentów?

    Tak, co skutkuje później możliwością wyszukiwania dowolnych dokumentów znajdujących się w Baseline na podstawie słów kluczy w treści (Full-Text Search)
  • Na czym polega przewaga OCR w Baseline?

    Baseline w przeciwieństwie do innych systemów ma wbudowany OCR, dzięki czemu jest on jego integralną częścią. Dzięki temu: Nie ma potrzeby dokupowania zewnętrznych licencji, które niejednokrotnie stanowią bardzo duży koszt. Nie ma konieczności płacenia za każdą stronę OCR’owaną, Baseline daje nielimitowaną ilość skanowanych stron. Nie ma konieczności wskazywania dla każdej nowej faktury miejsca, w którym znajdują się dane potrzebne do przetwarzania (nasz OCR sam rozpoznaje, gdzie znajdują się wymagane dane, które za każdym razem mogą znajdować się w innym miejscu skanowanego). Nasz OCR, automatycznie wypełnia pola, które później są wymagane dla eksportu z punktu widzenia systemu księgowego (grupuje osobno kwoty w podziale na różne stawki VAT)
  • Czy Baseline potrafi wystawiać faktury?

    Tak, dzięki użyciu szablonów dokumentów możemy mieć własny wzór faktury.
  • Czy Baseline integruje się z innymi systemami księgowymi?

    TAK, najczęściej w Baseline implementuje się identyczny plan kont księgowych jak w systemie księgowym, a następnie po opisaniu, rozksięgowaniu, akceptacji i sprawdzeniu całość danych zostaje wyeksportowania do systemów księgowych, np.: SAP, NAV, Optima, Symfonia, Subiekt GT, Wapro i innych.
  • Czy w każdej chwili mogę wyszukać dowolną fakturę?

    Tak, dzięki dodatkowym i dedykowanym filtrom w module „Faktury” w bardzo krótkim czasie można zawęzić parametry wyszukiwania.
  • Czy mogę masowo płacić za faktury?

    Tak, dzięki eksportowi płatności do pliku (np. w formacie ELIXIR), można w ten sposób zapłacić dowolną ilość faktur.
  • Czy można rozksięgowywać w systemie na konta księgowe tzw. 4-ki i 5-tki?

    Tak, najczęściej w Baseline implementuje się identyczny plan kont księgowych tak, jak w systemie księgowym.
  • Czy można rozksięgowywać w systemie Baseline innymi kwotami na projekty a innymi na MPK?

    Tak, Baseline umożliwia zarządzanie projektami i pozwala np. tą samą fakturę innymi kwotami rozksięgować na konta księgowe, a innymi na projekty (dzięki czemu można precyzyjnie kontrolować koszty w projektach).
  • Czy Baseline obsługuję proformy fv oraz korekty? Jak łączy je z fv główną?

    Tak, można zarówno rejestrować jak i wytwarzać dokumenty księgowe o dowolnym typie. Łączenie ich z fakturą główną odbywa się poprzez „zlinkowanie” (wskazanie przy pomocy mechanizmu łączenia) z dokumentem powiązanym.
  • Jak możemy w systemie odnotować, że faktura jest zapłacona?

    przykłady dla dwóch typów faktur, kosztowej i sprzedażowej: Sprzedażowe – możemy zaznaczyć ręcznie (po otrzymaniu płatności w banku odnajdujemy fakturę i potwierdzamy ręcznie jej spłatę), albo półautomatycznie przy użyciu pliku ściągniętego z banku w formacie MT940. Kosztowe – możemy zaznaczyć ręcznie (wyszukać fv w systemie i potwierdzić ręcznie spłatę), lub wyeksportować płatności w pliku w formacie „ELIXIR”, zaimportować plik do banku i jednym plikiem spłacić dowolną ilość faktur (potwierdzając w systemie export płatności w pliku do banku automatycznie wykonując w ten sposób płatności.)

Dokumenty i obiegi dokumentów:

  • DOKUMENTY i OBIEGI DOKUMENTÓW

    Tak, dzięki szablonom dokumentów można np. generować umowy, zamówienia, zlecenia, wnioski, oferty, pisma, tworzenie własnych wydruków, itd.
  • Czy możemy samodzielnie tworzyć ścieżki workflow?

    Tak, służy do tego dedykowany modeler.
  • Czy możemy kontrolować nadawanie uprawień do podglądu dokumentu?

    Tak, Baseline umożliwia zaawansowana kontrolę dostępu (nie tylko do dokumentów, ale również do raportów, czy obszarów. Kontrola dostępu odbywa się dwupoziomowo – albo na poziomie indywidualnych ustawień pracownika i dokumentu, albo na poziomie ról i uprawnień do roli w systemie.
  • Czy możemy ustawiać dowolne filtry przy wyszukiwaniu dokumentów?

    Tak, dzięki rozbudowanym mechanizmom możemy również ustawiać indywidualne filtry na poszczególne obszary.
  • Czy możemy wysyłać wygenerowane dokumenty z systemu e-mailem?

    Tak, istnieje możliwość wysyłania e-mailem wygenerowanych dokumentów z systemu Baseline.
  • Ile miejsca zajmuje zeskanowany dokument na serwerze?

    Przeciętnie jedna strona dokumentu to około 250 do 350 KB. Skanujemy wówczas dokument w rozdzielczości do 300 DPI, )

Wymagania sprzętowe i parametry techniczne:

  • Czy mogę zainstalować Baseline na swoim serwerze?

    Tak, przy zakupie licencji bezterminowej można zainstalować Baseline na swoich serwerach.
  • Jakie dodatkowe licencje potrzebuje do instalacji systemu?

    Windows Server 2012 R lub wyższy oraz SQL Server 2014 Express lub wyższy (wersja Express ogranicza wielkość bazy danych do 10GB)
  • Czy pliki są przechowywane w bazie danych?

    Nie, system jest tak skonstruowany, aby w bazie danych przetrzymywać tylko metadane, a wszystkie załączniki trzymane są na osobnej przestrzeni dyskowej.